索引簿の作り方

索引簿とは何か

受け取った電子取引データを一覧にした表のことです。 「いつ・いくら・どこと」の取引が、どのファイルに対応するのかを記録しておきます。

ファイル名に3項目を入れる方法と目的は同じで、 あとから条件で探せる状態を作るためのものです。 どちらか一方でも構いませんし、両方やっても構いません。

必要な列

最低限そろえるべきは取引年月日・取引金額・取引先の3つです。 残りは運用しやすくするための補助と考えてください。

Excelでの作り方

1. 1行目に上の見出しを並べます
2. 2行目以降に、受け取った書類を1行ずつ足していきます
3. 見出し行を選んで「フィルター」をかけておくと、日付や取引先で絞り込めます
4. 月ごとにシートを分けるか、1枚に year 列を足して通年で持つか、どちらでも構いません

CSVで管理する場合、Excelで開くと文字化けすることがあります。 これはCSVの文字コードの問題で、BOM付きのUTF-8で保存されていれば正しく開けます。

運用で崩れやすいところ

ファイル名を後から変えてしまう

索引簿にファイル名を書いている場合、実ファイルの名前を変えると対応が切れます。 名前を変えたら索引簿も直す、という手順をセットにしてください。

取引先の表記がぶれる

ファイル名の付け方と同じ問題です。 索引簿では、取引先の列を別シートのリストから選ぶ形（入力規則のリスト）にしておくと、ぶれを防げます。

月末にまとめて入力しようとする

1か月分をまとめて入力しようとすると、量が多くて後回しになり、そのまま溜まります。 受け取った時点で1行足すか、まとめてやるなら入力を機械に任せるのが現実的です。

ファイル名管理との使い分け

件数が増えてくると、両方あるほうが結局は楽です。 ファイル名で当たりをつけ、金額の合計は索引簿で見る、という使い分けになります。