経費の勘定科目の決め方
どの科目に入れるか迷ったときの考え方と、よく使う科目の対応表です。
いちばん大事なのは「毎回同じにすること」
勘定科目には、どこまでが正解という明確な線がない支出があります。 同じ支出をある月は「消耗品費」、別の月は「雑費」に入れてしまうと、 年ごとの比較ができなくなり、あとから見たときに何に使ったのか分からなくなります。
一度決めたら、その支出はずっと同じ科目に入れる。 これが科目選びで最も重要なことです。どちらに入れるか迷って手が止まるくらいなら、 どちらかに決めて記録を残し、以後それに従うほうが実務上は健全です。
よく使う科目と具体例
| 科目 | 入るもの |
|---|---|
| 消耗品費 | 文房具、10万円未満の備品、プリンタ用紙、工具類 |
| 通信費 | 携帯・固定電話、インターネット回線、切手・宅配便の送料 |
| 旅費交通費 | 電車・バス、タクシー、駐車場代、出張の宿泊費 |
| 接待交際費 | 取引先との飲食、手土産、慶弔費 |
| 会議費 | 打ち合わせの飲み物・軽食、会議室の利用料 |
| 外注費 | 業務を他社・他者に依頼した費用 |
| 広告宣伝費 | ネット広告、チラシ、名刺、サイトの制作費 |
| 地代家賃 | 事務所・店舗の家賃、駐車場の月極料金 |
| 水道光熱費 | 電気・ガス・水道 |
| 新聞図書費 | 書籍、雑誌、有料記事、業界紙 |
| 支払手数料 | 振込手数料、決済サービスの手数料、士業への報酬 |
| 租税公課 | 収入印紙、事業税、固定資産税 |
| 雑費 | どの科目にも当てはまらない少額のもの |
雑費は最後の逃げ場です。ここが膨らむと中身が見えなくなるので、 繰り返し出てくる支出は、専用の科目を決めて分けたほうが後で役に立ちます。
迷いやすいケース
ネット通販でまとめ買いした
1回の注文に、事務用品と書籍が混ざっていることがあります。 金額が大きいものは分けて記録し、少額なら主なものの科目にまとめる、という運用が現実的です。 どちらにしたかを自分の中で決めて、以後は同じにしてください。
月額のサブスクリプション
用途で変わります。ソフトの利用料なら「消耗品費」や「支払手数料」ではなく、 「通信費」に入れる人もいれば、専用に「支払手数料」や「諸会費」を立てる人もいます。 ここも正解を探すより、決めて統一するほうが実務的です。
ひとりで食べた食事
取引先との会食でなく、自分ひとりの食事は、原則として経費になりません。 仕事中だったかどうかは関係ありません。
10万円を超える備品
消耗品費ではなく、資産として計上したうえで減価償却する扱いになります。 金額が大きいものは、購入前に扱いを確認しておくと安全です。
決めたあとにやること
取引先ごとに科目が決まったら、その対応をどこかに残しておきます。 「この会社からの請求書は通信費」と一度決めておけば、翌月からは考えずに処理できます。
月末に領収書の山を前にして毎回考え直すのが、いちばん時間を食う原因です。 対応表を持つだけで、作業量はかなり変わります。
このページで説明した作業は、トップページのツールで自動化できます。 PDFをドロップすると、日付・金額・取引先を読み取ってリネームし、索引簿と経費集計を書き出します。 登録もインストールも不要で、ファイルは端末の外に出ません。